Resumen del Puesto: Este puesto apoya al Gerente de Instalaciones garantizando el mantenimiento oportuno de las instalaciones de la Iglesia mediante procesos establecidos y brindando apoyo administrativo. Puntos Destacados: 1. Rol de apoyo senior como colaborador individual 2. Mantiene instalaciones para la adoración y la comunidad 3. Gestión integral de finanzas y operaciones de oficina Departamento de Propiedades Este puesto ayuda a proporcionar y mantener instalaciones que ofrezcan a los miembros de la Iglesia lugares donde puedan adorar, enseñar, aprender, orar juntos, hacer y renovar convenios, y recibir ordenanzas sagradas. Cada instalación de la Iglesia que se construya y/o mantenga debe: * Proporcionar un entorno espiritual para la adoración de los miembros. * Proyectar una imagen de reverencia y dignidad dentro de la comunidad. Esta posición asiste al Gerente de Instalaciones (Facilities Manager) para garantizar el mantenimiento oportuno de las instalaciones mediante el uso de procesos y estándares establecidos de mantenimiento, reparación y reemplazo, así como brindar apoyo administrativo al grupo de trabajo de Gestión de Instalaciones. Se trata de un puesto de apoyo de nivel senior como colaborador individual. **35\-45%** * Prepara solicitudes de compra. * Recibe facturas y las concilia con las órdenes de compra, asegurando su exactitud e integridad. * Garantiza el cumplimiento de los controles establecidos. * Supervisa los conceptos facturados para verificar que cuenten con las aprobaciones correspondientes según los procesos definidos. * Prepara cargas de pagos. * Elabora informes financieros. * Revisa estados de cuenta de tarjetas corporativas de compras. * Lleva el seguimiento de todos los materiales y servicios para asegurar que hayan sido recibidos o ejecutados. * Mantiene registros de pedidos pendientes. * Administra archivos de Finanzas y Recursos Humanos. * Cumple con requisitos e información relacionados con impuestos federales. * Bajo la dirección del Facilities Manager, mantiene comunicación frecuente con proveedores y contratistas. * Colabora en el establecimiento y registro de nuevos proveedores. * Puede preparar contratos y verificar documentación de seguros. **30\-40%** * Mantiene bases de datos informáticas, incluyendo: + CNA + Órdenes de Compra (Purchase Orders) + Órdenes de Trabajo (Work Orders) + Programas de Mantenimiento Preventivo + Registros de Empleados e Instalaciones **15\-25%** * Realiza tareas administrativas y secretariales, tales como: + Redacción de correspondencia e informes. + Elaboración de actas de reuniones cuando se le solicite. + Ingreso de datos en sistemas informáticos. + Administración y archivo de documentación. + Atención telefónica. + Gestión de correspondencia entrante y saliente. + Creación de órdenes de trabajo. + Procesamiento de solicitudes y órdenes de compra. + Participación en capacitaciones requeridas. **10\-15%** * Compila, genera y envía (por medios electrónicos o correo) diversos informes a la Oficina Central (HQ) o a líderes de estaca. **5%** * Gestiona las operaciones de oficina, incluyendo: + Funcionamiento de equipos. + Control de suministros. + Administración y archivo de documentación. + Gestión de mensajes telefónicos. + Otras tareas administrativas relacionadas. * Dos años de educación postsecundaria (posterior a la escuela secundaria). * Cinco años de experiencia administrativa/clerical diversa o experiencia equivalente que demuestre las siguientes competencias: **Conocimientos y habilidades requeridas:** * Dominio de herramientas informáticas, incluyendo Windows, aplicaciones de Microsoft Office y capacidad para aprender otros programas según sea necesario. * Habilidades de comunicación, incluyendo una atención telefónica profesional y una redacción empresarial efectiva. * Conocimientos básicos de contabilidad empresarial, incluyendo comprensión de facturas, órdenes de compra y contratos. * Habilidades organizativas, incluyendo archivo de documentación, programación, gestión del tiempo y establecimiento de prioridades. * Capacidad para comunicarse de manera efectiva y cortés con todo tipo de personas, incluidos líderes del sacerdocio, gerentes, compañeros de trabajo y proveedores.
Sofía Muñoz
MyJob · HR
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